for SAM Productions, Meta Film Rights og A&M Productions

 

FORMÅL OG INTRODUKTION

Formålet med virksomhedernes whistleblowerordning er at indføre en ordning, hvor ansatte, direktion, bestyrelsesmedlemmer, leverandører, kunder og samarbejdspartnere får mulighed for at indberette om uregelmæssige forhold, på blandt andet arbejdspladsen, uden frygt for repressalier. 

Whistleblowerordningen sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter forhold gennem den interne whistleblowerordning som uddybet i afsnittene nedenfor. Etableringen af whistleblowerordningen sker på baggrund af Folketingets vedtagelse af ”lov om beskyttelse af whistleblowere”, der pålægger virksomheder i vores størrelse at etablere en whistleblowerordning senest 17. december 2023. 

Whistleblowerordningen skal anses som et supplement til den daglige kommunikation, der skal være med til at sikre gennemsigtighed og åbenhed om overtrædelser, uønsket adfærd og andre uregelmæssigheder. Ordningen skal ses som et alternativ til at rette henvendelse til ledelsen eller AMO.

Vi opfordrer til at anvende whistleblowerordningen, så vi hurtigt og effektivt kan håndtere og imødegå indberetningerne. Det står indberetteren frit for, om man ønsker at anvende vores interne whistleblowerordning eller indberette om forhold direkte til Datatilsynet her. Vores interne whistleblowerordning udelukker ikke, at man har mulighed for at indberette gennem andre eksterne ordninger.

 

FORHOLD DER KAN INDBERETTES OM

Til whistleblowerordningen kan der indberettes om forhold, hvor medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til virksomhederne er involveret i aktiviteter med direkte relation til virksomhederne. 

Samarbejdsvanskeligheder og generel utilfredshed kan ikke indberettes via whistleblowerordningen, men skal fortsat ske til ledelsen, nærmeste leder eller AMO.  Følgende forhold kan der for eksempel indberettes om via whistleblowerordningen: 

• Uønsket fysisk kontakt, herunder seksuelle krænkelser, fysisk vold 
• Tyveri, underslæb, korruption, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, svig, afpresning, misbrug af midler, misbrug af intern viden og interessekonflikter
• Uregelmæssigheder vedrørende revision og regnskabsføring
• Afgivelse af vildledende eller urigtige oplysninger til offentlige myndigheder
• Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger og netværks- og informationssystemers sikkerhed

Såfremt du er i tvivl om, hvorvidt din observation bør indberettes, opfordres du til at indberette den. 

 

PERSONER DER KAN INDBERETTE

Indberetninger kan indgives af alle, herunder ansatte, direktion, bestyrelsesmedlemmer, praktikanter, leverandører, kunder og samarbejdspartnere med tilknytning til virksomhederne. Alle indberetninger behandles fortroligt.  

 

HVEM BEHANDLER INDBERETNINGEN

Indberetninger foretages gennem whistleblowerordningen, der behandles af Mille Andkjær (jurist), Nina Quist (associate producer) og Fanny Le Gall (lead development producer) (herefter “Whistleblowerenheden”). 

Behandling af indberetninger kan i øvrigt, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, ske med hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor.

 

INDBERETNING

Indberetning skal ske via følgende formular: https://wkf.ms/3TnBACO

Det er ikke muligt at foretage anonyme indberetninger. Alle indberetninger behandles fortroligt. 

I formularen skal du i første felt beskrive, hvad du ønsker at indberette – gerne så konkret og uddybende som muligt. Du kan skrive op til 2.000 tegn. Skulle det i dit tilfælde ikke være nok, kan du lave mere end én indberetning og fx skrive “fortsættes” og “fortsættelse” i beskrivelsen. 

Herefter bedes du opgive dine kontaktinformationer. Der vil være tre felter, hvori du kan skrive dit navn, din mail og/eller dit telefonnummer. 

I sidste felt kan du vedhæfte materialer, hvis det er relevant for din indberetning. Dette er valgfrit. Du kan uploade følgende formater:

• PDF
• JPEG/JPG (Billede)
• PNG (Billede)
• XLSX (Excel)
• DOCS (Word)

Til sidst bedes du verificere, at du ikke er en robot og trykke indsend. 

Du vil automatisk modtage en kvittering for din indberetning på din e-mail. 

 

BEHANDLING AF INDBERETNINGER

Whistlebloweren modtager indenfor 7 dage en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen. Det er dagen for indberetningen, der er afgørende, så indberetninger foretaget efter almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag. 

Herefter foretager Whistleblowerenheden en indledende undersøgelse af indberetningen. Whistleblowerenheden kan afvise en indberetning, hvis den viser sig åbenbart ubegrundet eller såfremt den falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis dette er tilfældet, vil indberetteren få besked herom. 

Hvis indberetningen efter indledende undersøgelse ikke anses som åbenlyst ubegrundet, fortsætter Whistleblowerenheden sin undersøgelse. Det er herefter op til Whistleblower- enheden, hvordan indberetningen skal behandles. Sagen behandles internt og fortroligt og kan få eventuelle ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, som indberetningen omhandler. Indberetningen slettes fra systemet efter endt behandling. 

Hvis Whistleblowerenheden vurderer, at indberetningen er af en sådan karakter, kan den videregives til politiet. 

Det er vigtigt, at indberetninger indgives i god tro, og at systemet ikke benyttes til at beskylde eller rette mistanke mod uskyldige personer. 

 

EFTERFØLGENDE BEHANDLING OG DOKUMENTATION

Indberetteren vil modtage feedback på indberetningen inden for rimelig tid og ikke senere end 3 måneder efter bekræftelse af modtagelse af indberetningen. Feedbacken bør i videst muligt omfang oplyse indberetteren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt begrundelse for den type af opfølgning. Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det er op til Whistleblowerenheden at vurdere, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren. Whistlebloweren vil desuden modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og afslutning, hvis det er muligt.  

Hvis det ikke er muligt for Whistleblowerenheden at give feedback inden for 3 måneder, orienterer Whistleblowerenheden indberetteren herom samt oplyser om, hvornår indberetteren kan forvente yderligere feedback. 

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven.  Whistleblowerenheden kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med whistleblowerordningen.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

 

BESKYTTELSE AF WHISTLEBLOWERE

En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til Whistleblowerenheden eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet). Desuden må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger.

Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

Forsøg fra ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser. 

 

FORTROLIGHED OG IT-SIKKERHED

Den whistleblowerløsning, som benyttes til indberetningerne, er oprettet gennem programmet Monday.com. Dataen opbevares på EU-servere, og Monday.com er derfor underlagt EU’s lovgivning om GDPR og fortrolighed. 

Det er alene Monday.com, virksomhedernes interne Whistleblowerenhed samt virksomhedernes IT-afdeling, der kan tilgå din sagsbehandling i systemet. 

 

DEN INDBERETTEDE PERSONS RETTIGHEDER

Whistleblowerenheden er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Whistleblowerenheden foretager en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives. Dette er med hensyn til en eventuel afdækning af det indberettede forhold samt til indsamlingen af eventuelt bevismateriale. 

 

YDERLIGERE SPØRGSMÅL TIL ORDNINGEN

Alle yderligere spørgsmål om whistleblowerordningen skal rettes til Whistleblowerenheden:

 

Fanny Le Gall (Lead Development Producer) fanny@samproductions.dk

Anja Kempinski Németh (External Production Counsel) anja@aknlaw.dk